1. Antrag auf Kostenübernahme
Neue Pflegekunden können direkt vor Ort in der Apotheke erfasst werden. Über ein digitales Formular wird der Antrag auf Kostenübernahme (Anlage 2) ausgefüllt und vom Kunden unterschrieben, entweder über ein Tablet oder ein externes Unterschriftenpad am PC.
Die Software erstellt automatisch eine vollständige Anlage 2 mit den eingegebenen Daten und der digitalen Unterschrift. Das Dokument kann bei Bedarf ausgedruckt und an die Krankenkasse gesendet werden.
Die unterschriebene Anlage 2 wird sicher in der Kundenkartei hinterlegt und ist jederzeit abrufbar. Alle Dateien werden verschlüsselt in der Cloud eines deutschen Anbieters gespeichert, datenschutzkonform und revisionssicher.
2. Genehmigung durch Krankenkasse
Sobald die Anlage 2 an die Krankenkasse übermittelt wurde, kann die erhaltene Genehmigung ganz einfach in der Software hinterlegt werden. Der Antrag wird als genehmigt markiert, und die zugehörigen Pflegehilfsmittel können individuell aktiviert oder deaktiviert werden.
Neben dem Genehmigungszeitraum kann auch das Genehmigungskennzeichen eingetragen werden. Die Genehmigungsunterlagen können hochgeladen und direkt in der digitalen Kundenkartei gespeichert werden.
So bleiben alle relevanten Informationen übersichtlich und jederzeit abrufbar, ganz ohne Papierchaos.
3. Erklärung zum Erhalt eines Pflegehilfsmittels
Zu jedem genehmigten Antrag kann monatlich eine Erklärung zum Erhalt eines Pflegehilfsmittels (Anlage 3) erfasst werden. Dabei wird zunächst das gewünschte Abrechnungsmonat ausgewählt.
Anschließend können die benötigten Mengen der genehmigten Pflegehilfsmittel individuell angegeben werden, die Berechnung erfolgt automatisch und wird direkt angezeigt. Alternativ lassen sich auch vordefinierte Pakete auswählen, bei denen die Mengen automatisch übernommen werden.
Die Erklärung kann digital unterschrieben werden, per Tablet oder Signaturpad, und wird automatisch in der Kundenkartei gespeichert. So bleibt die gesamte Dokumentation vollständig digital und jederzeit nachvollziehbar.
4. Automatische Monatsabrechnung
Aus den erfassten monatlichen Erklärungen können mit wenigen Klicks automatische Abrechnungen erstellt werden. Dabei kann ein frei wählbarer Zeitraum festgelegt werden, zum Beispiel für eine Monats- oder Quartalsabrechnung.
Die Software sammelt und berechnet alle Abrechnungen automatisch, abhängig von der zuständigen Krankenkasse, und stellt sie als PDF-Datei zum Download bereit. Die fertigen Abrechnungen können direkt weitergeleitet oder archiviert werden.
Jede erstellte Abrechnung wird verschlüsselt gespeichert und ist jederzeit über die Kundenkartei abrufbar.
5. Datensicherheit & Verschlüsselung
Zum Schutz personenbezogener Daten setzen wir moderne Verschlüsselungsverfahren ein – und ermöglichen so eine vollständig digitale und papierlose Dokumentation.
Die Kontaktdaten von Pflegebedürftigen, darunter Name, Telefonnummer und E-Mail-Adresse, werden verschlüsselt gespeichert.
Auch alle im Rahmen der Nutzung erzeugten Dateien – wie Anträge, Erklärungen und Abrechnungen – werden verschlüsselt auf unseren Servern abgelegt.
Dabei gilt das Zero-Knowledge-Prinzip: Die verschlüsselten Inhalte liegen ausschließlich in Form vor, die für uns als Betreiber nicht einsehbar ist. Ein Zugriff ist nur durch berechtigte Benutzer innerhalb der Anwendung möglich.
Die Übertragung sämtlicher Daten erfolgt zudem stets verschlüsselt über SSL/TLS.